Florian Fiegel

Mails filtern und archivieren

Filtern und Archivieren hängt für mich wesentlich zusammen. Deshalb werde ich auch nicht jeweils einzeln erklären worum es geht, sondern im Zusammenhang. Wie erwähnt soll das Konzept das des leeren Posteingangs unterstützen und helfen aufs wesentliche zu konzentrieren. Filtern ist dafür ganz wesentlich, dies lässt sich dann aber eben auch sehr gut mit dem Archivieren verknüpfen.

Als erster Punkt ist wichtig, dass keine Mails mehr weggeworfen werden, da sie immer später nochmal gebraucht werden können und somit essentiell bleiben. Damit aber später eine entsprechende Übersicht besteht ist es sinnvoll die Mails besser auffindbar zu machen. Dies lässt sich mit den guten alten Ordnern machen, allerdings sollten nicht zu viele Ordner angelegt werden. In einem zentralen Postfach sollten in jedem Fall Privat und Arbeit getrennt werden. Weitere Ordner sollten sich an der Menge der beinhaltenden Mails und deren Auffindbarkeit orientieren, da es zum einen nicht lohnt für 10 Mails einen Ordner anzulegen und zum anderen zu große Ordner auch schnell mal eine lange Suchanfrage bedeuten können.

Meine Aufteilung habe ich eben danach vorgenommen, so gibt es beispielsweise einen Ordner für Forennachrichten, Arbeit und weitere Themen. Im Ordner "Arbeit" landet alles relevante für die Arbeit, gibt es nun einen Kunden oder einen Bereich der ein besonders großes Aufkommen an Mails besitzt, so richte ich einen entsprechenden Unterordner ein, sofern ich die Mails später nochmal benötigen könnte.

Eine gute Grenze sind hier 500 bis 1000 Mails zu einem einzelnen Thema. Sollte mal wirklich ein entsprechender Ordner aufgerufen werden, bleibt so auch die Ladezeit noch im Rahmen. Bei Forenmitteilung lohnt sich sowas natürlich nicht. Diese werden in der Regel ja ach nur einmal wahrgenommen.

Die kleine Struktur ermöglicht es ohne große Sucherei Nachrichten von Hand entsprechend zu sortieren. Da allerdings viele Benachrichtigungen nicht dringend sind und eher von der Arbeit abhalten ist es sinnvoll diese nicht erst in der Inbox ankommen zu lassen, sondern direkt zu filtern und wegzusortieren. Für die Filterung habe ich mir die ausführlichen Möglichkeiten von Googlemail zu nutze gemacht, dies hat nicht nur den Vorteil, dass der einzelne Rechner sich die Arbeit sparen kann, sondern auch gleich eine korrekte Sortierung auf allen Systemen ermöglicht. IMAP sei Dank.

Beim filtern werden die Mails allerdings nicht als gelesen markiert. Es besteht zwar nun die Möglichkeit über die einzelnen Ordner auf die Mails zuzugreifen, allerdings bevorzuge ich einen intelligenten Ordner innerhalb von Mail in welchem eben alle sortierten Mails gesammelt abgelegt werden. Sozusagen eine erweiterte Inbox.

Vorteilhaft ist dabei nicht nur der leere Posteingang, auch die zahllosen Newsletter, Forenmitteilungen und anderen Geschichten sind in den entsprechenden Postfächern und benötigen nach dem Bearbeiten keine Sortieraktionen mehr.

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