Florian Fiegel

Leere Inbox

Die Grundlage ist simpel. Mails die im Posteingang verweilen und für spätere Bearbeitung zugänglich sein müssen, bleiben im Sichtfeld und behindern nicht nur beim Blick in den Posteingang, sondern halten stetig andere Aufgaben mit im Hinterkopf. Wichtig für mich ist aber einen freien Kopf zu haben um effizient mich mit dem Auseinandersetzen zu können, was ansteht.
Alles was nicht für die gerade aktuelle Aufgabe benötigt wird, sollte entsprechend einer Aufgabe zugeordnet werden und damit aus dem Blickfeld verschwinden. Eine kurze Aktion reicht dafür in den meisten Fällen schon aus.

Das bedeutet, dass ich eingehende Mails entsprechend direkt bearbeite, Projekten zuordne und ablege. Dazu unterscheide ich vor allem zwischen 4 Typen von Mails. Erstens diejenigen, die ich nur zur Kenntnis nehme. Zweitens jene, die ich mit einer kurzen Antwort bedenke oder die einer kurzen Reaktion bedürfen. Drittens den Typus, der einer längeren Antwort bedarf und viertens Mails, die Informationen für bestimmte Projekte beinhalten.

Die ersten beiden Typen bearbeite ich direkt und archiviere sie, frei nach dem Motto: dafür brauche ich kaum Zeit, also direkt vom Tisch. Typus 3 und 4 werden markiert und entsprechend archiviert, sodass ich sie nur zu Gesicht bekomme, wenn ich sie benötige. Damit ist der Posteingang schnell abgearbeitet und ich hänge nicht lange an meiner Post.

Bei Typus 4 lohnt sich statt einer Markierung noch der Export in einen entsprechenden Projektordner, je nachdem wie umfangreich die Informationen sind und ob ich dazu überhaupt einen entsprechenden Ordner angelegt habe.

Eine Mail, die nur eine kurze Menge an Informationen benötigt, die ich beispielsweise für eine kleine Aktion, wie eine Anmeldung benötige, werden nur markiert und archiviert. Mails die einem großen Projekt, beispielsweise einem längeren Artikel, angehören, werden in einen entsprechenden Ordner auf meinem Desktop gespeichert und später zusammen mit einem abgeschlossenen Projekt archiviert. In jedem Fall bleibt auch die Mail in meinem Mailarchiv erhalten und steht für einen späteren Zugriff zur Verfügung.

Das ist notwendig, da einmal die Zugehörigkeit zum Mailverkehr besteht und ich diese andererseits in Reichweite haben will, wenn ich etwas nachschauen muss. Ich möchte nicht darüber nachdenken müssen in welchem Projekt ich eine entsprechende Mail erhalten habe, dieses aus dem Archiv kramen, entpacken und wiederum die Mail suchen um sie dann zu entsorgen. Andererseits steht diese auch zur Verfügung, wenn ich ein Projekt neu aufgreife, sodass ich Basisinformationen nicht erneut mühsam zusammensuchen muss.

Soweit mein Konzept von leerer Inbox. Auf meine Dateistruktur möchte ich eingehen, wenn ich meinen Mail-Workflow abgeschlossen habe. Ich bin mal gespannt auf eure Reaktionen und was ihr von diesem kleinen Bruchteil meines Workflows haltet.

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